Una de las situaciones a las que se están enfrentando las empresas en estos días es la incorporación de nuevas personas. 

Somos conscientes de la preocupación de las compañías con respecto a este tema.

Por ello, el equipo de The Valley Talent ha investigado y contactado con empresas de diversos sectores como seguros, farma, educación, tecnología y distribución, con el objetivo de conocer los procesos de onboarding que están llevando.

Dado que la mayoría de las compañías están implementando el teletrabajo, el proceso de incorporación se hace algo más complejo y ha pasado a ser online.

¿Cómo están realizando el proceso de onboarding online?¿Qué protocolo se debe seguir si necesitamos incorporar talento en remoto?

A continuación, os compartimos algunas de las iniciativas que están llevando a cabo varias compañías. En primer lugar, están tratando de agilizar el proceso de selección a través de videoconferencias, en lugar de hacer las entrevistas de forma presencial. Para ello, utilizan herramientas digitales como Whereby, Zoom, Hangouts, Skype, entre otros, con el fin de ser ágiles y no dilatar los procesos de selección. En cuanto a las pruebas técnicas o business case, en caso de que los hubiera, se están realizando también de forma online.

Una vez la empresa tiene claro quién será la persona seleccionada, formaliza la incorporación mediante la carta de compromiso. Para ello, hay dos vías: por un lado, el email que sigue siendo, sin duda, la principal vía de comunicación digital en el entorno profesional y, por otro -más innovador y sencillo- la firma digital. Respecto a la fecha de incorporación, dada la situación, en algunas ocasiones se plantea una fecha tentativa, revisable si se diera el caso y, en otras, se cuenta con hasta un mes y medio hasta la incorporación, para asegurar la vuelta a la normalidad.

Aquellos candidatos y compañías que ya tenían acordada una fecha de incorporación, en la mayoría de los casos, se está cumpliendo, con un modelo de onboarding a distancia y digital y siguiendo los siguientes protocolos:

  • Comprobar si el futuro empleado dispone de una red wifi en casa.
  • Enviar el equipo de trabajo (PC, teléfono,etc.) por mensajería al domicilio de la nueva persona incorporada.  En el caso de no tener el material de trabajo preparado, corroborar que las nuevas incorporaciones dispongan de los dispositivos necesarios para realizar su actividad. En este contexto, es de vital importancia, implementar las medidas de seguridad pertinentes (con autorización previa del empleado), ya que estará utilizando su equipo personal.
  • Entregar por correo, el primer día de trabajo, un Welcome Pack
  • Organizar videocalls con diferentes equipos:
    • Con la persona responsable de recursos humanos para explicar y detallar cómo serán los primeros días, solventar posibles dudas y firmar online la documentación necesaria. Asimismo, esta persona será responsable de trasladar al nuevo compañero un mensaje de positivismo sobre la situación actual y la pronta normalización de la misma.
    • Con los equipos de trabajo. Para ello, la persona incorporada recibirá un documento que recoge información sobre la compañía, los equipos, la forma de trabajar y herramientas.
    • Con la persona responsable del área de IT para explicar los entornos, funciones y el detalle de las herramientas y plataformas utilizadas. El objetivo es que el nuevo compañero tenga una persona de referencia a la que acudir por si hubiera cualquier incidencia en este aspecto. 
  • Llevar un seguimiento diario de la persona incorporada, a través de un follow up diario, con el fin de asegurar que todo va como esperado, resolver dudas y organizar la agenda de los siguientes días. 
  • Organizar vídeo-cafés durante las primeras semanas del nuevo compañero en la empresa para fomentar relaciones entre distintas áreas y que puedan conocer de una forma más rápida la empresa. 
  • Digitalizar algunos de los beneficios que ofrecen las compañías como, por ejemplo, el gimnasio, y cambiarlo por clases online de diferentes actividades físicas.

Otras compañías, han compartido con nosotros herramientas que ya utilizaban con anterioridad y que, sin duda, facilitan el onboarding online. En algunos casos se trata de apps móviles que el nuevo empleado puede descargarse para interactuar con sus compañeros de su misma u otras áreas.

Los candidatos que están avanzando en procesos de selección son conscientes de que los procesos se están alargando, de que las compañías están implementando nuevas formas de organización interna, están utilizando plataformas tecnológicas desconocidas hasta el momento y de que las entrevistas están siendo mediante video conferencias. También son conscientes de la situación de incertidumbre que vivimos y por tanto, más pacientes. Saben que los períodos de preaviso están siendo más largos, lo que permite una salida más organizada en sus compañías y agradecen las facilidades que están recibiendo y están siendo posibles a través del onboarding online.  

En definitiva, animamos a las empresas a que se apoyen en la tecnología para seguir transmitiendo su mensaje y su cultura corporativa con la misma cercanía y profesionalidad de siempre. 

El equipo de The Valley Talent

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